Principales fonctions:
Le candidat(e) devra effectuer plusieurs tâches qui se divisent en 2 catégories.
Catégorie 1 : Adjointe à la direction (Soutient administratif): L’adjoint(e) à la direction doit gérer de façon proactive les activités opérationnelles et administratives quotidiennes des dirigeants, tout en apportant un support administratif quant à la production de différents documents. Ce rôle est essentiel dans le fonctionnement efficace du bureau et agit à titre d’agent de liaison entre les différents membres de l’équipe interne, les inter-compagnies, les associés et les différents partenaires d’affaires. Relevant du président, la personne assure le soutient administratif complet.
Le titulaire doit également veiller au bon déroulement des procédures administratives et transmettre les informations à la haute direction. L’adjoint(e) doit être pro actif, motivé par le désir de faire avancer les différents dossiers et doit faire preuve de structure et méthodologie dans son travail. Doit prioriser les actions et anticiper les événements. Le sens de la négociation est un atout. La personne doit être en mesure de reconnaître les priorités et avoir de bonnes aptitudes pour le travail d’équipe ainsi qu’être en mesure de fonctionner dans un environnement évolutif.
Le titulaire doit gérer l’agenda du Président en fonction des priorités, tenir l’agenda et ses correspondances, effectuer des réservations, (pour les déplacements), rédiger des offres de services.
Catégorie 2 : Réceptionniste/Secrétaire
Assister l’équipe et la direction :
Le titulaire doit accueillir et diriger les clients et/ou visiteurs qui se présentent dans nos bureaux, répondre au téléphone et acheminer les appels téléphoniques, prendre les messages, fixer les rendez-vous et exécuter d'autres tâches de bureau tel que trier les courriers, documentation et archivage de dossiers. Le service à la clientèle est clé chez nous.
Description détaillée:
Adjointe plus précisément:
•Assurer la gestion des correspondances, tant confidentielles, que non confidentielles, en prenant les mesures nécessaires quant à leur transmission ou leur réception et en déterminer la priorité de traitement.
•Filtrer les appels entrants du Président.
•Participer à la création de présentations PowerPoint et aider à la production de différents documents Word, Excel, OneNote et …
•Exécution des comptes de dépenses.
•Réviser et contrôler la qualité des documents produits, en accord avec les procédures et standards en vigueur.
•Organiser les réunions et prendre les dispositions nécessaires pour s’assurer du bon déroulement de celles-ci en coordonnant les aspects administratifs et logistiques.
•Planifier et organiser les déplacements.
•Organiser certains événements et activités sociales.
•Assurer la gestion et la coordination de certains projets spéciaux tels que des projets d’aménagement de bureau.
•Suivi et analyse financière : Effectuer la facturation, les payes, l’émission des chèques, tenir à jour le fichier de gestion, faire les dépôts bancaires. • Accomplir toutes autres tâches connexes à la demande du Président
•Négocier avec les fournisseurs, effectuer les diverses demandes de documents et préparer les bons de commandes pour nos fournisseurs.
•Travailler en étroite collaboration avec les sous-traitants, clients, collègues, employés et partenaires externes du Président.
Réceptionniste plus précisément:
•Accueillir les visiteurs qui se présentent dans nos bureaux, leur indiquer la personne ou le service approprié, fournir des renseignements généraux en personne ou par téléphone et, au besoin, effectuer des tâches de bureau.
•S’avoir comment utiliser un système téléphonique pour répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer, prendre des messages, fournir les renseignements demandés et, s'il y a lieu.
•Assurer, les contrôles de sécurité à la réception et tenir les listes de contrôle d'accès.
•S’assurer de la propreté des lieux, transiger avec l’équipe d’entretien ménager et autres sous-traitants.
•Fixer les rendez-vous en se servant de systèmes manuels et informatisés.
•En charge de la facturation des locataires et la collection des loyers.
•Organiser les réunions d’équipes, contrôler les réservations de la salle de conférence et de la préparation des téléconférences.
•Prendre note des réservations pour les salles de conférences et congrès, effectuer les vérifications de cartes de crédit, recevoir les paiements et fournir des reçus.
