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Lieu - Location : Montréal : Centre-Ville / Montreal Downtown
Poste # - Posting # : 8170515
Durée - Duration : Permanent - temps plein / full-time
Nombre de postes disponibles : 1
Positions Available
Tarif - Salary : selon l'experience / based on experience
Début - Start Date: immédiat / immediate
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Avec plus de 7 milliards de dollars d'actifs sous gestion, notre client a su gagner la confiance de plus d’un millier de conseillers et employés à travers le Canada. Notre client s'adresse aux conseillers financiers exerçant leur profession dans les domaines de gestion de patrimoine, de fonds communs de placement, de valeurs mobilières, de l'assurance et de la planification financière.
Notre client est une entreprise très dynamique et en croissance rapide. Ils valorisent le leadership et le travail d’équipe.
** Sommaire et principales responsabilités du poste
- Fournir un soutien de niveau professionnel de façon confidentielle au président:
Gérer et coordonner les fonctions administratives et de faciliter le quotidien au bureau du président et du PDG. Régler des problèmes administratifs régulièrement et de façon autonome. Accomplir diverses tâches exigeantes.
Plus spécifiquement, ce poste comprend les tâches suivantes:
• Gérer les agendas d’affaires et personnels;
• Prendre les rendez-vous et réserver les salles de conférence, les restaurants et autres au besoin;
• Assister le président dans la préparation des réunions en fournissant les dossiers nécessaires et autres documents et information requis;
• Rédiger et gardes les procès-verbaux des réunions lorsque demandé;
• Coordonner tous les préparatifs de voyage, avion, hôtel, limousine et autres et en prendre l’initiative basée sur ce qui est inscrit à l’agenda;
• Gérer la correspondance et répondre au courrier et courriels au nom du Président (invitations, RSVP, etc.) en français et en anglais;
• Filtrer les appels du président et maintenir un registre quotidien;
• Préparer les comptes de dépenses: prendre l’initiative d’obtenir les toutes pièces justificatives pour toutes dépenses payées personnellement et préparer le compte de dépenses;
• Prendre part à certaines pratique des RH, comme le suivi de l’ancienneté des employés;
• Participer activement certains projets comme l’organisation d’activités pour les affaires corporatives;
• Révision de documents (français et anglais)
• Inscription au provincial de compagnies.
Au niveau personnel – les responsabilités sont, mais ne se limitent pas à:
• Coordonner les modalités de voyages internationaux (avion, hôtel, correspondance, visas, etc.);
• Assurer le suivi des dons, des comptes de banques personnels et investissements, tenir efficacement un système de classement électronique;
• Préparer les chèques pour paiements de factures personnelles;
• Faire le suivi des adhésions et abonnements;
• Participer à l’organisation d’événements spéciaux;
• Répondre à certaines demandes ad hoc.
Exigences et compétences recherchées
• Doter d’une prévoyance EXTRAORDINAIRE, capable d’anticiper les besoins du dirigeant;
• Être de nature proactive, capable de prendre des initiatives;
• Capable de faire des suivis et de les mener à terme;
• Discrétion et confidentialité
• Excellente capacité à gérer son temps et excellent sens de l’organisation - Essentiel pour réussir dans ce poste;
• Doit être très à l’aise avec le traitement de questions confidentielles et de transiger avec des haut dirigeants;
• En mesure de traiter avec le changement, les demandes ou changements de dernières minutes et les imprévus;
• Au moins 5 and d’expérience préalable de travail avec des directeurs, V-P, PDG, président du conseil d’administration et autres haut dirigeants;
• Bilingue avec de solides compétences en communication en français et en anglais;
• Faire preuve de discrétion en tout temps;
• Respecter les échéanciers dans un environnement à rythme soutenu;
• Capacité de rédaction en français et en anglais;
• Communication claire et sans ambiguïté.
La personne choisie sera fortement motivée, réactive, fiable et ne craint pas de prendre des initiatives et des décisions.
Si ce poste vous intéresse, envoyez-nous votre CV par courriel.
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PERSONNEL CHEZ-VOUS
Services de Recrutement - Recruitment Services
Fax: 514-696-3963
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