Adjoint administratif Relevant de la directrice d'usine l'adjoint ou l'adjointe administrative aurait pour fonction les tâches suivantes: SERVICE CLIENT Servir les clients au comptoir Contacter et enregistrer les commandes des clients à l'aide du logiciel Access Préparer les factures pour les transmettre au livreur avant son départ par le biais du logiciel Sage Communication avec les distributeurs à Toronto Céduler la livraison (Grand Montréal, shipments Toronto, shipment outstate) Enregistrer les plaintes des clients et les transmettre à la direction RECEPTION Accueillir les prestataires de maintenance et s'assurer que les BPF sont suivis avant leur entrée dans l'usine Accompagner les prestataires de maintenance ou avertir le responsable s'il y a lieu avant que le prestataire entre dans l'usine S'assurer que pour toute visite de l'usine par des visiteurs, le registre de visite est rempli et que les BPF soient appliqués ROTATION DES PRODUITS FINIS Éditer la fiche de contrôle des entrées en inventaire afin de valider les quantités conforment à la vente et les enregistrer dans Access Assurer que les produits sélectionnés pour les commandes clients respectent la règle du «FIFO» et transmettre au préparateur de commande la fiche de distribution afin qu'il sélectionne les bonnes dates Chaque vendredi, faire l'inventaire des produits finis et enregistrer le stock restant dans le plan de production Transmettre les besoins immédiats dans le cadre des commandes des clients au responsable de production afin qu'il planifie sa production pour répondre à la commande-client STOCK USINE Chaque vendredi, faire l'inventaire du stock de viande crue afin de commander pour la semaine suivante en concordance avec la planification de la production Chaque fin de mois, faire l'inventaire des consommables en collaboration avec la responsable de production et mettre en commande les items ayant atteint le seuil limite S'assurer de passer la commande des ingrédients et/ou consommables nécessaires pour la production lorsque demandé par la responsable de production ADMINISTRATION Assurer que les contrats avec les services payés soient respectés Contrôler et classifier les factures et les bons de travail Communiquer l'inventaire avec le FC le 1er du mois Responsable de la petite caisse pour dépenses opérationnelles Assurer la propreté des lieux hors production Communication avec FC pour problème de factures Transmet au FC les informations nécessaires pour les nouveaux employés Transmet les formulaires CSST, certificat médical, etc. au FC et classe dans les dossiers employés Contacter les techniciens en cas de bris En absence de la responsable de production Faire le suivi des températures de production (registre B1: suivi des chambres froides) Faire la relève du refroidissement des produits-finis (registre B2-B: contrôle du refroidissement rapide) Procéder à la réception des marchandises Fermeture: S'assurer que Vendredi la salle de viande soit mis à 0C S'assurer que la salle de refroidissement rapide soit mise à 2C S'assurer que le boiler est fermé - vider l'air - s'assurer que la valve est ouverte pour faire sortir la vapeur (surtout l'hiver) S'assurer que les fenêtres, gaz feu sont bien éteints S'assurer que les portes soient bien fermées Hors Schedule Au besoin, vérification sur place s'il y a une alarme de température Gestion de crises sous la supervision du directeur de la compagnie Toutes tâches connexes au besoin
