Réception :
- Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
- Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste, par transporteur ou par voie électronique;
- Être responsable du système téléphonique - Mise à jour du bottin interne, des numéros de poste, etc.
- Préparer les demandes de permis spéciaux de circulation
- Supporter les membres de l'équipe dans l'utilisation du système téléphonique (formation, dépannage, etc.)
- Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin
- Créer le dossier final pour les unités-Rassemblement de tous les documents, des clés, etc.)
- Préparer, modifier et tenir à jour les différents documents corporatifs, politiques, procédures, etc.
Support au service de comptabilité :
- Faire le suivi des encaissements quotidiennement
- Vérifier et valider les paiements des fournisseurs
- Contrôler les approbations des bons d'achats et faire le suivi
- Avoir la responsabilité de la création et de la mise à jour des clients et fournisseurs dans le logiciel interne
- S'assurer du contrôle des payables et recevables
- Facturer certains items-vente de matériaux, etc.
- Gérer les bons de réception avec les bons d'achats
- Soutenir ses collègues dans l'entrée de factures afin d'être à jour dans toutes les entreprises
- Gérer l'outil documentaire et validation
- Soutenir l'équipe dans différents rapports de gestion
Autres tâches RG :
- Souligner, sur les réseaux sociaux et à l'interne, les différents anniversaires des membres de l'équipe
- Être responsable des communications sur les réseaux sociaux et à l'interne de façon à maintenir une communication adéquate
- Gérer les différentes interfaces web des entreprises
- Organiser, avec le support de la direction, les différents événements liés à l'entreprise
Maîtriser la Suite Office : Word, Excel, Outlook ;
· Maîtriser le français(oral et écrit) - l'anglais serait un atout;
· Aimer entretenir une bonne relation de confiance avec les clients et les fournisseurs et répondre à leurs
besoins ;
· Avoir une bonne capacité d'apprentissage, être polyvalente et avoir un bon sens de
l'organisation ;
· Serait un atout : avoir des aptitudes en graphiste ou montages publicitaires.