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  26 mai 2019 - 06:10 |  English 
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Emploi
 

Adjoint administratif à la vice-présidence

Numéro de référence:  233698
Date de publication:  > 20 jours
Secteur d'emploi:  Soutien administratif et bureautique
Principales fonctions:  Les projets spéciaux qui sont souvent confidentiels sont sous sa responsabilité.
Responsabilités et tâches

Administratives
• Soutient le VP dans l’ensemble ses fonctions (gestion de l’équipe, opérations, déplacements, comités, ..)
• Gère et coordonne le calendrier, déplacements, appels conférences et rencontres avec membres, fournisseurs et clients
• Anticipe les besoins provoqués par le calendrier ; profils de clients et d’entreprises , préparation, autres parties à inviter (associés, employés etc..)
• Coordonne la logistique des réunions; prépare et envoie la documentation nécessaire
• Fixe les statutaires hebdomadaires avec les (8) Directeurs du service et assure les suivis
• Rédige et corrige divers documents qui sont souvent confidentiels
• Produit des rapports, tableaux et présentations PowerPoint destinés à la haute direction, différents comités et optimisent leur contenu
• Prépare la facturation des différents services ainsi que les comptes de dépenses du VP
• Assure la mise à jour des différentes bases de données, dossiers, fichiers, contacts, etc.
• Participe activement dans la préparation du budget annuel
• Connait et utilise les ressources de l'organisation
• Supporte les projets spéciaux
Ressources humaines
• Gère le calendrier des vacances de l’équipe et maintien des dossiers RH confidentiels
• Responsable de garder l’organigramme et les descriptions de tâches à jour
• Prépare et coordonne les activités de formation des membres des équipes
• Assiste le VP avec le processus des évaluations annuelles et semi-annuelles

Programme Voix du Client

• Recueille les listes des top 100 clients de chacune des régions afin de monter les tableaux des rencontres de clients pour chacune des régions
• Coordonne la collecte d’information pour chacun des clients
• Fixe les rencontres avec les clients à interviewer dans les différentes régions
• Assiste avec la mise à jour des questionnaires pour les rencontres en français et en anglais
• Rédige la correspondance, envoie les questionnaires et assure les suivis avec les clients
• Prépare les lettres de remerciement aux clients suite à chacune des rencontres
• Assiste le VP dans la compilation des résultats des entrevues
• S’occupe de l’archivage des informations

Événements et gestion de la marchandise
• Soutient ponctuel des différents événements (coordination des activités, liste d’invitation, rédaction d’invitations, RSVP, collecte d’information, coordination de l’inscription sur place, correspondances avec intervenants etc..)
• Responsable de la marchandise pour l’ensemble de la firme (sélection des items, commandes…)
Statut:  Permanent
Quart de travail:  Jour
Nombre d'heures par semaine:  37.5 heures
Salaire:  60000$ par année
Date d'entrée en fonction:  2019-04-22
Nombre de poste(s) à combler:  1
Description détaillée:  Notre cliente est à la recherche d’un (e) adjoint (e) à la Vice-présidence de Marketing, communication et développement des affaires. L’adjoint ( e) sera en charge d'assister le Vice-président dans l'ensemble de ses tâches; administratives, opérationnels, rayonnement et développement des affaires.
Il/Elle doit gérer efficacement les priorités du Vice-président afin d'optimiser son temps est la fonction principale de ce poste.
Exigences
Langues demandées
Français:  Excellent
Anglais:  Fonctionnel
Scolarité
Niveau:  Collégial
Diplôme:  AEC (Attestation)
Statut:  Terminé
Expérience de travail
Expérience minimum requise:  5 ans
Compétences recherchées:  Exigences:
• Attestation ou diplôme d’études collégiales en techniques de bureau
• Plus de 10 années d'expérience pertinente
• Expérience en soutien à la haute direction
• Excellent sens du service à la clientèle, bon jugement professionnel
• Attitude positive : approche “can do”,
• Excellente maitrise du français tant à l'écrit qu'à l'oral (anglais oral)
• D'excellentes compétences rédactionnelles en français
• Capacité démontrée d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidité, de minutie et de discrétion
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité de mener plusieurs dossiers simultanément
• Capacité à travailler sous pression et à gérer son stress
• Une maîtrise complète de la suite Office 365 (principalement Word, Excel et PowerPoint), la connaissance de SharePoint sera considérée comme un atout
  • Curriculum Vitae requis
  • Lieu de travail
    Montreal, Montréal, Québec Localisation Localisation

     
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    Analyse à l'efficacité opérationnelle

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