Les projets spéciaux qui sont souvent confidentiels sont sous sa responsabilité.
Responsabilités et tâches
Administratives
• Soutient le VP dans l’ensemble ses fonctions (gestion de l’équipe, opérations, déplacements, comités, ..)
• Gère et coordonne le calendrier, déplacements, appels conférences et rencontres avec membres, fournisseurs et clients
• Anticipe les besoins provoqués par le calendrier ; profils de clients et d’entreprises , préparation, autres parties à inviter (associés, employés etc..)
• Coordonne la logistique des réunions; prépare et envoie la documentation nécessaire
• Fixe les statutaires hebdomadaires avec les (8) Directeurs du service et assure les suivis
• Rédige et corrige divers documents qui sont souvent confidentiels
• Produit des rapports, tableaux et présentations PowerPoint destinés à la haute direction, différents comités et optimisent leur contenu
• Prépare la facturation des différents services ainsi que les comptes de dépenses du VP
• Assure la mise à jour des différentes bases de données, dossiers, fichiers, contacts, etc.
• Participe activement dans la préparation du budget annuel
• Connait et utilise les ressources de l'organisation
• Supporte les projets spéciaux
Ressources humaines
• Gère le calendrier des vacances de l’équipe et maintien des dossiers RH confidentiels
• Responsable de garder l’organigramme et les descriptions de tâches à jour
• Prépare et coordonne les activités de formation des membres des équipes
• Assiste le VP avec le processus des évaluations annuelles et semi-annuelles
Programme Voix du Client
• Recueille les listes des top 100 clients de chacune des régions afin de monter les tableaux des rencontres de clients pour chacune des régions
• Coordonne la collecte d’information pour chacun des clients
• Fixe les rencontres avec les clients à interviewer dans les différentes régions
• Assiste avec la mise à jour des questionnaires pour les rencontres en français et en anglais
• Rédige la correspondance, envoie les questionnaires et assure les suivis avec les clients
• Prépare les lettres de remerciement aux clients suite à chacune des rencontres
• Assiste le VP dans la compilation des résultats des entrevues
• S’occupe de l’archivage des informations
Événements et gestion de la marchandise
• Soutient ponctuel des différents événements (coordination des activités, liste d’invitation, rédaction d’invitations, RSVP, collecte d’information, coordination de l’inscription sur place, correspondances avec intervenants etc..)
• Responsable de la marchandise pour l’ensemble de la firme (sélection des items, commandes…)