Notre client est une agence de publicité et de marketing qui se distingue par son approche innovante et sa connaissance des marchés. Située à Laval et établie depuis près de 20 ans, l’agence désire s’adjoindre les services d’un/e :
ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) ET DE MARKETING
L’adjoint (e) assumera un ensemble de tâches et de responsabilités visant à supporter l’équipe administrative et l’équipe de production dans divers dossiers administratifs et opérationnels.
Principales responsabilités :
• Gérer des agendas, planifier et confirmer des rendez-vous, régler des conflits d’horaire;
• Organiser des réunions, des téléconférences, des réservations de salles et de lieux de rendez-vous;
• Rédiger des courriels, des ordres du jour, des sommaires de réunions et participer à certaines réunions;
• Voir à la priorisation et au suivi de différents dossiers, et ce, de manière assidue et minutieuse;
• Interagir habilement avec tous les membres de l’organisation et faire le pont entre les équipes;
• Effectuer le montage et/ou la révision de présentations, produire et gérer la production des documents utiles aux réunions, en collaboration avec les membres de l’équipe;
• Effectuer les relances et les suivis auprès de la clientèle selon les priorités établies;
• Préparer et transmettre les allocations de dépenses;
• Recevoir, gérer et classer les correspondances et en exécuter les suivis requis;
• Effectuer la mise en page de rapports, tableaux et présentations;
• Traiter des informations, notes et fichiers hautement personnels et confidentiels;
• Gérer et organiser toute demande relative à des activités connexes aux affaires telles que les fêtes des clients, la planification des soupers, les occasions spéciales et/ou des réunions tenues en soirée ou les fins de semaine;
• Organiser la logistique des déplacements personnels et d’affaires et s’occuper des réservations pour les voyages effectués au pays ou à l’étranger;
• Agir également à titre d’adjoint (e) personnel (le) au président;
• Effectuer toutes autres tâches connexes contribuant au bon fonctionnement de l’agence.