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AGENT(E) ADMINISTRATIF(-VE), CLASSE 2 - VOLET ADMIN - Serv. de remplacement - Centre d'appels

Reference number: 
900547817
Partner reference: 
900547817
Publication date: 
November 8 2019 
Main functions: 
Description du poste : LES PERSONNES RETENUES SERONT EMBAUCHÉES POUR LA LISTE DE RAPPEL MAIS POURRONT TRAVAILLER À TEMPS COMPLET

Lieu de travail : Hull

Horaire de formation : La formation a lieu de jour (à partir de 5am) et de soir pour connaître le déroulement de tout le service. La durée de la formation est d'environ 20 jours.

Horaire de travail sur rotation : 5h00 - 13h00 / 6h00 - 14h00 / 7h00 -15h00 / 08h30 - 16h30 / 13h30 - 21h30 / 14h00 - 22h / 16h30 - 00h30 + une fin de semaine sur deux (samedi et dimanche).

Horaire de travail disponible pour les étudiants.

Sommaire

Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.

Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs ou de gestion selon des méthodes et procédures complexes établies ou qu'elle modifie, selon les besoins.

Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives à l'élaboration et au traitement de dossiers ou de données nécessitant des connaissances spécifiques.

Le service à la clientèle et le contact avec les clients et usagers font partie également des tâches d'un(e) agent(e) administratif(ve).

Description des tâches

? Assure la réception de tous les appels du service de remplacement.
? Reçoit, dépouille et s'assure que le courrier soit horodaté avant de le traiter et/ou le distribuer.
? Accueille et dirige toute personne se présentant au service de remplacement.
? Traite les requêtes dès leur réception et en assure le suivi rapidement.
? Reçoit et traite les demandes informatisées de transport.
? Pourvoit aux demandes quotidiennes de remplacement aux postes temporairement dépourvus de leur titulaire des unités et services concernés.
? Entre les données à partir des progiciels conçus à cet effet selon les méthodes de travail en cours.
? Assigne le personnel de l'équipe volante sur la même unité ou service pour chaque quart de travail si possible.
? Effectue les appels téléphoniques au personnel des listes de rappel et de disponibilité en appliquant et respectant les politiques et procédures.
? Consulte la coordonnatrice des activités pour discuter des surplus.
? Consulte la coordonnatrice technique et/ou l'adjointe du programme et/ou la coordonnatrices s'il y a des difficultés à combler les besoins.
? Communique aux adjoints ou sa remplaçante le ou les noms des personnes assignées dans l'unité ou service ayant demandé un remplacement ou des remplacements avant le début de chaque quart de travail.
? Enregistre les diverses donnés pour la compilation des statistiques.
? Fait rapport des difficultés rencontrées pendant son quart de travail à la coordonnatrice technique.
? Communique les informations nécessaires au changement de quart de travail pour assurer une continuité avec les outils appropriés.
? Contribue à l'évaluation des outils de travail du service dès qu'elle dénote qu'il pourrait y avoir des changements, et sur demande.
? Assurer la responsabilité des communications par téléphone, téléchasseur et autres.
? S'assure d'avoir le matériel requis pour effectuer son travail en commandant le matériel nécessaire qui devra être approuvé au préalable par le chef de service.
? Assure le contrôle des différents quotas de matériel établis.
? Contrôle et range le matériel livré au service.
? Effectue toute autre tâche jugée nécessaire par son supérieur immédiat.
Exigences : Tous les candidats sélectionnés doivent obligatoirement répondre à une de nos exigences académiques*

Diplôme universitaire (certificat, baccalauréat) dans une discipline appropriée
OU
Diplôme d'études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée
OU
Attestation d'études collégiales (AEC) dans une discipline appropriée
OU
Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une discipline appropriée
OU
Diplôme d'études secondaire (DES) ET posséder un (1) an d'expérience pertinente au poste.

* Note

Si vous avez obtenu votre diplôme à l'extérieur du Canada, vous devez joindre une copie de l'évaluation comparative d'études délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion. L'absence de cette copie dans votre dossier en ligne pourrait entraîner le refus de votre candidature.

Tests à réussir :

- Test de fonctions administratives (EOPFA)
- Communication écrite en langue française (TFAT-C)
- Habiletés informatiques suite Microsoft Office (Word, Excel)
- Entrevue
Salary: 
to be discussed
Requirements
Education
Diploma: 
None
Working experience
Minimum experience required: 
None
Work place
Gatineau , QC