La personne en soutien administratif aura pour mission : 1) Ouverture de PROJET : - Préparation documents client - Ouverture des dossiers etc. - Trousse de départ à envoyer au client - Faire le programme de prévention et le cartable de chantier - Demandes de lettres de conformité 2) Gestions EMPLOYÉS de chantier : - Entrevues et tri des CV - Répondre à tous les appels qui concernent les employés de chantiers - Embauche des employés de chantier construction - Faire les démarches pour les garanties d'heure (lettre aux candidats appel à la CCQ etc.) suivi - Répondre à la demande des directeurs pour trouver des candidats selon le cas (ex. chap. manoeuvre etc.) - Gestion des demandes d'emploi, suivi des employés - Faire le changement d'adresse des employés de chantier dans le Logiciel - Mettre à jour la liste CCQ - Suivi des garanties d'emploi, des demandes en attente et des mises à pied - Entrée des heures hebdomadairement pour réalisation des payes 3) Classement - Tenue complète et globale du classement de toutes les compagnies - Création de dossier - Recherche de documents - Classement de documents 4) Suivi des directives - Répertorier les directives de chantier - Classer les directives - Effectuer le suivi des directives (envoi avis au client, suivi jusqu'à facturation) - Supporter le service technique 5) Suivi des soumissions - Enregistrer les demandes de soumissions - Répondre aux soumissions - Préparer et envoyer les soumissions selon procédure - Effectuer le suivi des réponses de soumission 6) Divers - Répondre aux appels - Répondre aux questions du personnel de bureau et les aider - Aider lors de projets spéciaux - Ouverture et répartition du courrier - Autres tâches connexes
