Que diriez-vous de vous joindre à une équipe motivée et accueillante?
Nous recherchons un ou une adjoint(e) administratif(tive) qui souhaite réaliser de nouveaux défis et travailler dans un environnement stimulant dans le Vieux Montréal.
Horaire:
Temps plein
Entrée en fonction:
2017-08-07
Nb de poste ouvert:
1
Description détaillée:
Description du poste
Sous la supervision de la Directrice de l’administration, l’adjoint(e) administratif(tive) aura pour principales responsabilités :
Réception
o Accueillir les visiteurs
o Répondre au téléphone et acheminer les appels (environ 50-75 par semaine)
o Aider à la planification et la préparation des réunions, des rendez-vous, des réservations et des arrangements en vue des déplacements professionnels
o S’occuper du courrier interne et externe et être responsable des envois de colis par messager
o Être responsable des équipements et fournitures de bureau (voir à l’inventaire et en effectuer les commandes de réapprovisionnement)
o Placer les appels de services (réparations, etc.)
o S’assurer de la propreté générale du bureau
Administration
o Agir comme support administratif (conciliations bancaire et de la carte de crédit, comptes payables, suivi des comptes à recevoir, mise à jour de chiffriers Excel, classement, télécopies, numérisations, photocopies, etc.)
o Saisir et/ou compiler des données et produire différents rapports, tableaux, analyse et documentations
o Préparer des contrats
o Gérer l’agenda de la Présidente
o Effectuer toutes autres tâches connexes
Location temporaire
o Gérer les appels de location pour un de nos clients
o Produire les documents légaux (baux, ententes, etc.)
o Gérer et organiser les locations durant l’année
o Faire les status hebdomadaires (Directrice de comptes et client)
o Faire de la prospection pour les « Pop up »
Habiletés
• Service à la clientèle impeccable
• Autonome et responsable
• Esprit d’initiative et polyvalence
• Grand sens de l'organisation et de la gestion des priorités
• Souci du détail et rigueur
• Habileté à travailler sur différents dossiers en même temps
• Personne structurée, méticuleuse
• Capacité à travailler en équipe
Qualifications
• Diplôme en comptabilité et gestion ou équivalent
• Bilinguisme - tant à l’oral qu’à l’écrit
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience pertinente en agence de publicité ou secteur connexe (un atout)
Compétences techniques
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
• Connaissance du logiciel Sage 50
• Connaissance de l’environnement MAC (un atout)
• Connaissance de FileMaker (un atout)
