Du 03-04-2024 au 10-04-2024

Faculté des sciences de l'administration
Département de finance, assurance et immobilier
Pavillon Palasis-Prince
Ville de Québec

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  

Autres logiciels utilisés: Peoplesoft RH et finance

Soutenir le personnel enseignant dans les diverses activités de gestion du département en lien avec la recherche et l'enseignement :

• Saisit des contrats d'embauche, des demandes de bourses et demandes de paiement de travailleurs autonome. À cet effet, applique les différentes conventions collectives: SCCCUL, SPUL, SPPRUL, SARE.
• Assume la gestion et le suivi budgétaire de l'ensemble des projets de recherche sous sa responsabilité.
  • Vérifie les dates d'échéance et les soldes des différents projets, présente et explique les données à sa clientèle professorale;
  • Fournit des informations générales sur le budget, retrace une réquisition, retrace les revenus et dépenses;
  • Complète différents formulaires : demande d'achat, demande de paiement, rapport de dépenses, écriture de journal, demande de service interne, demande de reprographie, transmission de dépôt, virement de budget, redistribution rétroactive de salaire, facturation interne et externe, distribution des soldes lorsque les projets prennent fin;
  • Etc.
• Soutient les titulaires de chaires sous sa responsabilité dans la préparation des rapports annuels d'activités.
• Assure un soutien administratif à la clientèle professorale dans la production de rapports destinés à des partenaires ou des organismes subventionnaires.
• Fait les suivis des rencontres des comités directeurs de chaires (ex : préparation de documents, convocations, ordre du jour). Assiste aux rencontres et rédige les procès-verbaux.
• Participe à l'organisation des conférences pour sa clientèle professorale sous sa responsabilité et fait le suivi budgétaire de celles-ci.
• Effectue la saisie des documents sur traitement de textes et rédige des lettres, divers mémos et notes. Révise, met en page et corrige divers documents (ex : ex : lettres, examens, notes de cours).
• Assume la responsabilité de diverses activités : tenue d'agenda, filtrer appels et courriels, diverses réservations, locaux, lignes téléphoniques, clés, télécopieur et photocopieur, ajout papier, cartouches d'encre, appels réparation, fournitures de bureau. Vérification comptes d'interurbains et de télécopie.
• Etc.

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Renée Savard
418-656-2131 poste 402047 ou [email protected]

Vous devez également adresser une copie de votre candidature au:

Syndicat des employés/es de l'Université Laval
Bureau 3578
Pavillon Alphonse-Desjardins
[email protected]

Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section ''Résultats des concours''.

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.