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L'employeur

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Emploi

Bilingual administrative assistant

Numéro de référence:

96917

Date de publication:

> 20 jours

Secteur d'emploi:

Soutien administratif et bureautique

Principales fonctions:

Le rôle principal de l’assistant/e administratif/ve est d’effectuer le suivi des ventes, à l’interne comme à l’externe, auprès de ses collègues et des clients.
Principales responsabilités
Les tâches de l’assistant/e administratif/ve sont variées et seront traitées en partie ou en totalité tel qu’il suit :
Coordination de fêtes d’anniversaire
Administration
Équipement

Statut:

Permanent

Horaire:

Temps plein

Quart de travail:

Jour

Salaire:

30K$ à 35K$ par année

Entrée en fonction:

2015-10-09

Nb de poste ouvert:

Description détaillée:

Principales responsabilités
Les tâches de l’assistant/e administratif/ve sont variées et seront traitées en partie ou en totalité tel qu’il suit :
Coordination de fêtes d’anniversaire
• Superviser les fêtes d’anniversaire (retourner les divers appels, renseigner les clients par rapport à nos services);
• Effectuer la réservation des fêtes d’anniversaire et effectuer l’ajout des dates dans le système informatique;
• Prendre notes des lieux de diffusion où le client a été informé de nos services;
• Créer et envoyer des bulletins de vente et documents de confirmation;
• Suivi auprès des clients après les évènements;
• Effectuer le tri du courrier / poster divers documents;
• Rester à l’affût de potentielles opportunités d’affaires;
• Maintenir à jour une liste de lieux à suggérer aux clients.
Suivi des divers évènements auprès des clients
• Envoyer aux clients des horaires-type et faire le suivi de la confirmation du nombre de participants et de la séparation des groupes;
• Ajouter des événements au calendrier des collègues;
• Communiquer avec les clients pour des changements nécessaires de date ou pour définir une date de remplacement;
• Comptes recevables : créer et envoyer les bulletins de vente, effectuer le suivi auprès du client, envoyer la facture et classer les documents ;
• Recevoir les paiements et effectuer les dépôts;

Administration
• Répondre au téléphone (Prise de messages, transferts d’appels, etc.);
• Afficher, mettre à jour et activer les différentes offres d’emploi sur Internet;
• Recevoir et trier les candidatures, effectuer des entrevues téléphoniques et planifier les entrevues de groupe;
• Planifier les réunions administratives, prendre des notes et mettre à jour le contenu des réunions;
• Créer ou modifier des formulaires existants ou procédures utilisées par l’organisation;
• Organiser la cueillette ou la livraison de colis;
• Autres tâches variées.

Équipement
• Aider à la préparation de l’équipement d’animation;
• Réponse aux questions des animateurs en lien avec l’équipement.

Exigences

Langues demandées

Français:

Excellent

Anglais:

Excellent

Scolarité

Précisions:

Qualifications
Connaissances et habiletés
• Excellente communication et habiletés au niveau des relations interpersonnelles;
• Bonne gestion du temps;
• Sens de l’organisation très développé;
• Habiletés à traiter plusieurs dossiers à la fois;
• Bilinguisme (Français et anglais, parlés et écrits)
Efficacité et habiletés accrues avec l’utilisation d’un ordinateur :
• Microsoft Word / Excel
• Bases de données
• Grilles de suivi
• Gmail / Google Doc
• Internet

Expérience de travail

Expérience minimum requise:

6 mois

Compétences recherchées:

Caractéristiques personnelles

L’assistant/e administratif/ve doit démontrer plusieurs ou toutes les compétences parmi les suivantes :
• Comportement : Comprendre les fondements des pratiques courantes d’une entreprise de service et s’assurer qu’elles sont respectées de tous, en lien avec les valeurs de l’organisation.
• Établir des relations: Établir et maintenir des liens positifs avec ses collègues et les clients, afin d’optimiser l’atteinte des objectifs de l’organisation.
• Communication efficace: Parler, comprendre et écrire de manière claire et efficace, en utilisant diverses techniques et outils de communication.
• Créativité et innovation:Développer et maintenir de nouvelles techniques afin d’améliorer les opérations de l’organisation et créer de nouvelles opportunités.
• Besoins des clients: Anticiper, comprendre et répondre aux besoins des clients internes et externes, afin de répondre aux attentes de l’organisation.
• Travail d’équipe: Travailler et coopérer de manière efficace avec les autres afin de fixer des objectifs communs, résoudre des problématiques et prendre des décisions.
• Chef de file : Influencer les autres de manière positive afin d’obtenir des résultats dans l’intérêt de l’organisation.
• Prise de décision : Évaluer diverses situations en fonction de leur importance, urgence, ou des risques qui y sont associés, dans le meilleur intérêt de l’organisation.
• Organisation: Gérer les priorités, développer un horaire de travail, effectuer le suivi des progrès en fonction des objectifs et faire le suivi des détails, données, informations et activités.
• Planification: Déterminer des stratégies afin de participer à l’évolution de l’entreprise. Fixer des objectifs et préparer des plans d’action. Évaluer le progrès et les résultats.
• Résolution de problèmes: Évaluer les situations problématiques pour en déterminer la/les cause(s). Rassembler l’information requise et identifier des solutions potentielles. Émettre des recommandations et/ou résoudre le problème.

Curriculum Vitae requis

Lieu de travail

Ville st-laurent , Montréal, Québec